Kontrola z urzędu skarbowego: co się dzieje i jak się przygotować

Skąd się bierze kontrola

Najczęściej z trzech powodów: rutyny, rozbieżności w danych (na przykład JPK nie zgadza się z deklaracją) albo dlatego, że sprawdzany jest Twój kontrahent i urząd weryfikuje transakcje między wami.

Samo wszczęcie nie jest zarzutem. Znaczna część kontroli kończy się bez ustaleń.

Jak się zaczyna

Zawiadomieniem o zamiarze wszczęcia kontroli. Zwykle masz co najmniej 7 dni, zanim kontrola faktycznie się rozpocznie, i nie więcej niż 30. Ten czas warto wykorzystać na zebranie dokumentów, a nie na zamartwianie się.

Czynności sprawdzające to co innego niż kontrola: urząd prosi o wyjaśnienie konkretnej pozycji, bez formalnego postępowania. Odpowiedz w terminie i rzeczowo, bo to często kończy sprawę.

Co zwykle sprawdzają

• zgodność faktur z ewidencją i złożonymi deklaracjami
• zasadność kosztów, zwłaszcza większych i nietypowych
• prawo do odliczenia VAT i rzeczywisty przebieg transakcji
• przy kadrach: zgodność umów z faktycznym charakterem pracy

Twoje prawa

• obecność przy czynnościach kontrolnych
• wgląd w protokół i wniesienie zastrzeżeń w ciągu 14 dni
• ustanowienie pełnomocnika, żeby kontakt szedł przez księgową albo doradcę podatkowego
• korekta deklaracji po zakończeniu kontroli, przed wydaniem decyzji

Kontrola u przedsiębiorcy ma ustawowe limity czasowe, liczone w dniach roboczych w roku kalendarzowym. Przekroczenie ich można kwestionować.

Jak się przygotować

Najlepsze przygotowanie robi się przez cały rok, nie w tydzień po zawiadomieniu: uporządkowane faktury, opisane większe wydatki, umowy do znaczących transakcji.

Po otrzymaniu zawiadomienia: zbierz dokumenty za kontrolowany okres, przejrzyj je z księgową i wypisz pozycje, które mogą budzić pytania. Jeśli czegoś brakuje, powiedz o tym od razu. Brakujący dokument da się często odtworzyć, ale nie w dniu kontroli.

Czego nie robić

Nie improwizować przy wyjaśnieniach. Spokojne „sprawdzę i odpowiem w terminie" jest lepsze niż odpowiedź z pamięci, której potem nie da się cofnąć. Nie dosyłać dokumentów wytworzonych po fakcie: to zmienia charakter sprawy z podatkowej na znacznie poważniejszą.

Wejdziemy w kontrolę razem z Tobą