Jakie koszty naprawdę można rozliczyć w jednoosobowej działalności

Jedna zasada, z której wynika reszta

Kosztem jest wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania jego źródła, o ile nie znajduje się na liście wykluczeń. Wszystko poniżej to interpretacja tej zasady w konkretnych sytuacjach.

Praktyczny test: czy potrafisz w jednym zdaniu powiedzieć, jak ten wydatek pomaga Ci zarabiać? Jeśli musisz się mocno tłumaczyć, prawdopodobnie nie jest kosztem.

Bez dyskusji kosztem

• towar i materiały
• sprzęt i narzędzia potrzebne do pracy
• usługi obce, w tym księgowość i obsługa prawna
• reklama, strona internetowa, wizytówki
• szkolenia związane z zakresem działalności
• ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej z tytułu prowadzonej działalności

Samochód

Auto używane także prywatnie: rozliczasz 75 procent kosztów eksploatacji i 50 procent VAT. Auto wyłącznie firmowe: 100 procent kosztów i pełny VAT, ale wymaga ewidencji przebiegu i zgłoszenia do urzędu.

Dla większości małych firm pierwszy wariant jest po prostu wygodniejszy: różnica rzadko pokrywa czas poświęcony na prowadzenie ewidencji każdego przejazdu.

Przy leasingu dochodzi limit: od aut powyżej 150 tysięcy złotych wartości rozliczysz raty tylko proporcjonalnie.

Telefon, internet i praca z domu

Przy korzystaniu prywatnym i firmowym rozliczasz część odpowiadającą użyciu firmowemu. Osobna umowa na firmę upraszcza sprawę i zdejmuje temat z głowy.

Pracując w domu, możesz rozliczyć część czynszu i mediów proporcjonalnie do powierzchni przeznaczonej na działalność. Policz to rozsądnie: pokój, nie całe mieszkanie. Zawyżona proporcja to pierwsza rzecz, którą widać przy kontroli.

Czego urząd nie uzna

• ubrania, które nie jest odzieżą roboczą ani nie ma trwałego oznaczenia firmy
• wypoczynku nazwanego wyjazdem służbowym, bez programu i dowodów
• sprzętu, którego związek z przychodem trudno wykazać
• kar, grzywien i odsetek od zaległości podatkowych
• kosztów reprezentacji: obiadów z kontrahentami, alkoholu, upominków powyżej symbolicznej wartości

Dokument to nie tylko paragon

Kosztem jest wydatek prawidłowo udokumentowany. Faktura na firmę z NIP, nie paragon. Przy większych zakupach warto zachować też umowę albo zamówienie, bo dokument sam w sobie nie tłumaczy, po co kupiłeś.

Paragon do 450 złotych z NIP nabywcy bywa traktowany jak faktura uproszczona, ale to wyjątek, nie reguła, na której warto budować.

Co z tym zrobić

Przy nietypowym wydatku zapytaj przed zakupem, nie po. Odpowiedź zajmuje chwilę, a poprawianie rozliczenia po fakcie oznacza korektę i czasem odsetki. U klientów abonamentowych takie pytania są wliczone w obsługę.

Zapytaj przed zakupem