Jak zmienić biuro rachunkowe i nie zgubić dokumentów

Kiedy można zmienić biuro

W dowolnym momencie roku. Nie ma przepisu, który każe czekać do stycznia. Najwygodniej zrobić to z końcem miesiąca, gdy poprzednie biuro zamknie rozliczenie, bo wtedy nowe zaczyna od czystego okresu.

Sprawdź w umowie okres wypowiedzenia. Zwykle to miesiąc, czasem trzy. Sam okres nie blokuje rozpoczęcia rozmów z nowym biurem.

Przekazanie krok po kroku

1. Podpisujesz umowę z nowym biurem i pełnomocnictwo do reprezentowania przed urzędem.
2. Nowe biuro kontaktuje się z poprzednim i ustala zakres oraz formę przekazania.
3. Wypowiadasz umowę staremu biuru, na piśmie, z zachowaniem okresu z umowy.
4. Dokumenty i ewidencje trafiają do nowego biura.
5. Nowe biuro sprawdza kompletność i odzywa się do Ciebie tylko wtedy, gdy czegoś brakuje.

Ty uczestniczysz w punkcie 1 i 3. Resztą zajmują się biura między sobą.

Co stare biuro musi wydać

• oryginały dokumentów: faktury, umowy, wyciągi
• ewidencje za okres, który prowadziło: księgę, rejestry VAT, ewidencję środków trwałych
• kopie złożonych deklaracji i potwierdzeń wysyłki
• dokumentację kadrową, jeśli prowadziło kadry i płace

Dokumenty są Twoją własnością. Biuro nie ma prawa zatrzymać ich jako zabezpieczenia nieopłaconych faktur, choć w praktyce takie sytuacje się zdarzają. Zwykle wystarcza spokojne pismo z powołaniem się na przepisy i wskazaniem terminu.

Czego pilnować przy przejściu

• Zamknięty miesiąc. Ustal wprost, kto składa deklarację za miesiąc przejściowy. To najczęstsze miejsce, w którym coś ginie.
• Dostęp do programu księgowego. Jeśli faktury wystawiałeś w systemie biura, zadbaj o eksport przed zamknięciem konta.
• Pełnomocnictwa w urzędzie. Stare trzeba odwołać, nowe zgłosić. Inaczej korespondencja idzie do poprzedniego biura.
• Stan rozliczeń z ZUS i urzędem. Warto wygenerować zaświadczenie o niezaleganiu na dzień przejścia, żeby było wiadomo, od czego zaczyna nowe biuro.

Ile to trwa i ile kosztuje

Zwykle od kilku dni do dwóch tygodni, licząc od podpisania pełnomocnictwa. Dłużej tylko wtedy, gdy dokumentacja jest papierowa i trzeba ją fizycznie przewieźć.

U nas przejęcie dokumentów i wdrożenie są bez opłaty. Osobno wyceniamy tylko nadrobienie zaległości, jeśli poprzednie biuro czegoś nie dokończyło, i mówimy o tym przed umową.

Przejmiemy dokumenty za Ciebie