KSeF od 2026: co musi zrobić mała firma

Co to jest KSeF

KSeF to Krajowy System e-Faktur, czyli rządowa platforma, przez którą przechodzą faktury. Zamiast wysyłać PDF mailem, wystawiasz fakturę w systemie, a kontrahent stamtąd ją pobiera. System nadaje jej własny numer i przechowuje przez dziesięć lat.

Co realnie zmienia się w firmie

• Data wystawienia to data przyjęcia faktury przez system, nie moment kliknięcia w programie. Ma znaczenie przy rozliczeniu VAT na przełomie miesiąca.
• Nie ma korekt przez wyrzucenie faktury do kosza. Każdy dokument zostaje w systemie, poprawiasz go fakturą korygującą.
• Numer faktury nadaje system. Twoja własna numeracja zostaje, ale dochodzi druga, urzędowa.
• Załączniki nie przechodzą. Specyfikacje, protokoły i zdjęcia trzeba nadal wysyłać osobno.

Co przygotować, po kolei

1. Sprawdź swój program do faktur. Większość dostanie aktualizację. Jeśli wystawiasz faktury w arkuszu albo w edytorze tekstu, to jest moment na zmianę.
2. Wybierz sposób uwierzytelnienia: podpis kwalifikowany, profil zaufany albo token wygenerowany w systemie. Token jest najwygodniejszy dla firmy, bo nie jest przypisany do jednej osoby fizycznej.
3. Nadaj uprawnienia księgowej, jeśli to ona ma wystawiać faktury w Twoim imieniu. To osobna czynność, nie wynika z umowy z biurem.
4. Ustal, co z fakturami dla osób prywatnych. Sprzedaż konsumencka ma inne zasady i tu najczęściej pojawia się zamieszanie.

Czego NIE musisz robić

Nie musisz kupować nowego programu „pod KSeF", jeśli obecny dostanie aktualizację. Nie musisz archiwizować faktur sprzedażowych samodzielnie, bo system przechowuje je przez dziesięć lat. Nie musisz też zmieniać własnej numeracji.

Najczęstszy błąd we wdrożeniu

Zostawianie tego na ostatni miesiąc. Nie dlatego, że wdrożenie jest trudne, tylko dlatego, że pierwsze dni zawsze przynoszą drobne problemy: brakujące uprawnienie, źle nadany token, faktura odrzucona przez system z powodu literówki w numerze NIP kontrahenta.

Firmy, które przetestowały wysyłkę kilku faktur z wyprzedzeniem, przechodzą przez zmianę niezauważalnie. Reszta spędza pierwszy tydzień na telefonach.

Co zrobić w tym tygodniu

Zapytaj dostawcę swojego programu o termin aktualizacji i o to, czy obsłuży wysyłkę do KSeF automatycznie. Jeśli masz księgową, ustal, kto wystawia faktury po zmianie i nadaj odpowiednie uprawnienia. Wyślij jedną fakturę testową, zanim będzie musiał.

Sprawdzimy Twoją gotowość na KSeF